NIA-Animation tuyển dụng Trợ Lý Cá Nhân Cho SEO (Personal Assistant to CEO)

Trợ lý Cá nhân cho CEO tồn tại để bảo vệ khả năng tập trung và năng lực thực thi của CEO bằng cách đảm nhiệm toàn bộ phần vận hành và hậu cần trong đời sống cá nhân cũng như công việc của CEO.

Đây là vị trí yêu cầu mức độ tin tưởng cao và trách nhiệm lớn, làm việc gần gũi với CEO hằng ngày. Công việc bao gồm quản lý hậu cần cá nhân, điều phối công việc gia đình, quản lý tài chính, sắp xếp di chuyển, lịch trình và một phần vận hành công ty. Mọi tương tác đều đòi hỏi sự kín đáo, chính xác và đáng tin cậy.

Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ lớp vận hành trong cuộc sống hằng ngày của CEO để anh ấy có thể tập trung vào chiến lược, định hướng nội dung và xây dựng công ty. Điều này bao gồm xử lý thanh toán và hoàn ứng, phối hợp với nhà cung cấp và nhân sự gia đình, quản lý du lịch và lịch trình, tài liệu và SOP, cũng như chủ động phát hiện vấn đề trước khi chúng đến tay CEO. 

Vị trí này phù hợp với người cực kỳ ngăn nắp, bình tĩnh trước nhiều yêu cầu cùng lúc, thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh, và có khả năng tự chủ trong các quyết định nhỏ lặp lại. Hiệu suất tốt được thể hiện qua việc CEO không cần phải nghĩ đến hóa đơn, đặt chỗ, thanh toán hay bất kỳ chi tiết hậu cần nào vì Trợ lý Cá nhân đã xử lý trước đó 

Trách nhiệm công việc 

• Quản lý tất cả các khoản thanh toán cá nhân và gia đình định kỳ (giúp việc, đầu bếp, giặt là, tài xế, điện nước và hoàn ứng) với độ chính xác tuyệt đối và không có thanh toán trễ hạn 
• Phụ trách toàn bộ liên lạc với nhà cung cấp qua Zalo, bao gồm điều phối taxi, bảo trì nhà cửa, đăng ký cư trú, nha khoa và các nhà cung cấp dịch vụ tiếng Việt khác 
• Quản lý lịch của CEO, sắp xếp cuộc họp qua Calendly theo quy trình chuẩn của NIA và bảo vệ các khoảng thời gian “deep work” khỏi những gián đoạn không khẩn cấp 
• Sắp xếp toàn bộ các chuyến công tác trong và ngoài nước, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, check-in online và chuẩn bị lịch trình đầy đủ 
• Theo dõi và quản lý visa, eVisa và thời hạn đăng ký tạm trú cho CEO và các thành viên được chỉ định; nhắc nhở trước ít nhất 1 tháng trước khi hết hạn 
• Lưu trữ hồ sơ tài chính chính xác cho các chi phí cá nhân và gia đình, bao gồm hóa đơn, đối soát hàng tháng và tài liệu hoàn ứng 
• Điều phối các hoạt động gia đình như đặt nhà hàng, lịch khám thú cưng, giao hàng, sửa chữa nhà cửa và lịch làm việc của nhà cung cấp dịch vụ 
• Hỗ trợ các đầu việc vận hành phía công ty 
• Xây dựng và duy trì tài liệu bao gồm SOP, sơ đồ quyền truy cập Google Drive, danh bạ nhà cung cấp và hồ sơ lương nhân sự gia đình 
• Chủ động xử lý các quyết định trong phạm vi ngân sách được phân quyền; báo cáo kịp thời và đầy đủ ngữ cảnh đối với các quyết định vượt quyền hạn 

Kết quả mong đợi 

• Không có bất kỳ khoản thanh toán nào bị chậm hoặc bị bỏ sót 
• 100% visa và eVisa được gia hạn đúng hạn cho CEO và các thành viên liên quan, với nhắc nhở trước tối thiểu 30 ngày 
• Không làm gián đoạn các khung “deep work” của CEO bởi các vấn đề vận hành thuộc phạm vi PA sau 90 ngày đầu tiên 
• 100% tuân thủ quy trình sắp xếp lịch họp của NIA 
• Hồ sơ tài chính và hóa đơn luôn chính xác, cập nhật đầy đủ và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào mà không có sai lệch 
• Đến tháng thứ 6 có khả năng ra quyết định độc lập, hợp lý trong phạm vi ngân sách được giao và hiểu rõ sở thích của CEO 
• Hoàn thiện toàn bộ các khoảng trống tài liệu hiện có (SOP PA, sơ đồ Google Drive, hồ sơ lương nhân sự gia đình, kế hoạch vận hành nhóm Zalo) trong 90 ngày đầu

  Thời gian làm việc: 

  • Thứ Hai đến Thứ Sáu: 9:00 – 17:00  
  • Thứ Bảy: 9:00 – 11:30  
  • Sau 90 ngày đầu tiên, có thể làm việc tại nhà linh hoạt 2 ngày/tuần tùy theo tình hình vận hành 
  • Do đây là vị trí hỗ trợ founder, đôi khi sẽ cần hỗ trợ ngoài giờ cho việc điều phối di chuyển, xử lý hậu cần khẩn cấp hoặc liên lạc gấp với nhà cung cấp 

VND 17-25 triệu/tháng

• 17 triệu khởi điểm; 22 triệu tại kỳ đánh giá hiệu suất sau 12 tháng; từ 25 triệu trở lên ở năm thứ hai tùy thuộc vào khả năng phán đoán được chứng minh, quyền hạn chi tiêu được trao và phạm vi công việc mở rộng. 
• Khoảng lương phản ánh nhiều cấp độ phù hợp với vị trí này. Mức lương cuối cùng sẽ dựa trên kinh nghiệm liên quan trước đó, mức độ đáng tin cậy thể hiện trong quá trình tuyển chọn, và khả năng làm việc bằng tiếng Việt/tiếng Anh.
• Nghỉ phép năm theo quy định luật lao động Việt Nam 
• Đóng BHXH và BHYT theo quy định 
• Làm việc trực tiếp với CEO và đội ngũ lãnh đạo cấp cao của một công ty truyền thông đang phát triển nhanh 
• Lộ trình đánh giá hiệu suất rõ ràng theo mốc 90 ngày, 6 tháng và 12 tháng 
• Được coaching và phản hồi trực tiếp từ founder, người xem vị trí PA là một “judgment-track role” chứ không chỉ là vai trò thực thi công việc

• Người Việt Nam bản ngữ để giao tiếp hằng ngày với nhà cung cấp và nhân sự gia đình 
• Khả năng tiếng Anh tốt cả nói và viết để làm việc với đối tác quốc tế, khách họp nước ngoài và tài liệu tiếng Anh 
• Đang sinh sống hoặc sẵn sàng chuyển đến Đà Nẵng; đây là vị trí làm việc trực tiếp tại văn phòng, không tuyển ứng viên remote .
• Có kinh nghiệm quản lý tiền thay cho người khác (ngân sách gia đình, doanh nghiệp gia đình hoặc công ty cũ) với người tham chiếu xác thực được 
• Khả năng tổ chức, chú ý chi tiết và theo sát công việc xuất sắc; có thể xử lý nhiều đầu việc cùng lúc mà vẫn đảm bảo độ chính xác và phản hồi nhanh 
• Chủ động phát hiện các công việc lặp lại, xây dựng hệ thống để xử lý và giải quyết vấn đề trước khi CEO phải chú ý đến 
• Bình tĩnh dưới áp lực; có thể xử lý nhiều yêu cầu cạnh tranh mà không leo thang vấn đề quá sớm 
• Có tính bảo mật cao; thoải mái khi tiếp cận thông tin tài chính, vận hành và đời sống cá nhân của CEO 
• Thành thạo Calendly, Google Workspace, Traveloka, Booking.com, Momo và các ứng dụng ngân hàng; có khả năng học nhanh hệ thống mới
• Người phù hợp với vị trí này cần thực sự đồng thuận với các giá trị cốt lõi của NIA và hiểu vì sao chúng quan trọng trong một vai trò hỗ trợ founder với mức độ tin tưởng cao.
• Competitive Greatness (Tinh thần cạnh tranh để xuất sắc). Luôn ở trạng thái tốt nhất khi cần thiết nhất. Hoàn toàn chịu trách nhiệm cho phạm vi công việc của mình và xem sự cải thiện nhỏ là lợi thế tích lũy theo thời gian. Một PA xem mọi việc là “việc nhỏ” sẽ bị thay thế bởi người xem mỗi việc là cơ hội xây dựng niềm tin.
• • Integrity (Chính trực). Là kiểu người chỉ cần lời nói là đủ đáng tin. Tiền bạc, lịch trình, thông tin mật và quyền truy cập gia đình đều đi qua vị trí này. Chúng tôi chỉ tuyển những người có sự thống nhất tuyệt đối giữa suy nghĩ, lời nói và hành động, và sẽ đánh giá điều đó rất kỹ. 
  Sincerity (Chân thành). Có đủ nhận thức để nhìn thấy sự thật khó nghe và đủ dũng cảm để nói ra một cách phù hợp. Một PA dám góp ý riêng với CEO khi anh ấy sai sẽ giá trị hơn người luôn đồng ý mọi thứ. Không thể xây dựng niềm tin cao nếu thiếu sự trung thực từ cả hai phía.

 Email: quyenvt78@gmail.com
Chi tiết xin liên hệZalo: 0949 478 555 Ms Quyên

Hồ sơ ứng tuyển bắt buộc bao gồm: 

1. Câu trả lời khoảng 200 từ cho câu hỏi: “Hãy mô tả một lần bạn phụ trách một công việc nhỏ nhưng lặp lại cho người khác và khiến họ không còn phải bận tâm về nó nữa. Bạn đã làm gì tạo nên sự khác biệt?” 
2. Câu trả lời khoảng 100 từ cho câu hỏi: “Quyết định nhỏ nhất bạn từng tự đưa ra thay cho người khác mà không xin phép trước là gì? Vì sao bạn biết mình có thể tự xử lý an toàn?” 
3. Một đoạn tiếng Việt và một đoạn tiếng Anh về cùng một chủ đề: Lần gần nhất bạn xử lý một vấn đề hậu cần trong tình huống áp lực thời gian. 
4. Mức lương mong muốn và thời gian sớm nhất có thể bắt đầu làm việc tại Đà Nẵng 

CV không bắt buộc. Bốn phần trả lời trên sẽ được xem xét trước tiê