Quản trị viên là tên gọi quen thuộc của người có vai trò chủ chốt trong quản lý. Vậy Quản trị viên là gì? Quản trị viên cần có tố chất và kỹ năng gì cho vận hành hệ thống một cách hiệu quả? Bài viết dưới đây của Tìm việc làm Đà Nẵng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí công việc này.
Quản trị viên là gì?
Đầu tiên, quản trị viên là gì? Quản trị viên là người có trách nhiệm đảm bảo cho một tổ chức hoạt động hiệu quả. Công việc cụ thể của họ phụ thuộc vào loại doanh nghiệp, tổ chức hoặc thực thể mà họ làm việc. Quan trọng nhất, quản trị viên cần có khả năng tổ chức cao và kỹ năng giao tiếp tốt.
Vai trò của quản trị viên thể hiện qua việc hỗ trợ hoạt động của văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ và dự án văn phòng. Họ có thể tổ chức các cuộc họp dự án, đánh máy tài liệu, trả lời các câu hỏi kinh doanh, soạn thảo hợp đồng và cung cấp dịch vụ khách hàng. Quản trị viên phải xử lý nhiều thông tin bằng máy tính, vì vậy họ sẽ cần có kỹ năng CNTT vững vàng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp tốt cũng rất quan trọng để đảm bảo văn phòng hoạt động hiệu quả.
Công việc chính của một quản trị viên là gì?
Công việc chính của một quản trị viên là duy trì các hoạt động hàng ngày trong công ty. Tính chất cụ thể của công việc này thường thay đổi tùy theo ngành nghề mà họ hoạt động. Nhưng thường liên quan đến các nhiệm vụ như sắp xếp lịch trình, quản lý sổ sách kế toán, xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban và duy trì các chức năng tại nơi làm việc. Các vai trò khác của quản trị viên là:
- Theo dõi tiến độ các dự án đang diễn ra và tạo ra các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được.
- Phân tích chi phí và dự đoán nhu cầu nhân sự cho từng dự án của công ty
- Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu thông tin của khách hàng
- Đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ theo chính sách và quy định nội bộ của công ty.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ làm việc tốt với khách hàng
Tầm quan trọng và cơ hội việc làm của quản trị viên
Có bao giờ bạn thắc mắc tầm quan trọng của quản trị viên là gì chưa? Trong công ty, vai trò của quản trị viên là xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, đặt ra mục tiêu và định hướng rõ ràng. Để đảm bảo các kế hoạch này thành công, nhà quản trị cần hiểu rõ cách thức, thời điểm thích hợp và con người trong toàn bộ kế hoạch.
Tất cả các quản trị viên đều chịu trách nhiệm quản trị. Bao gồm việc tổ chức và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị cũng tồn tại trong chính phủ, tổ chức từ thiện và nhiều loại tổ chức khác. Vai trò của quản trị viên là không thể thiếu đối với tổ chức mà họ làm việc.
Các chức năng của quản trị viên thường bao gồm một loạt các nhiệm vụ, bao gồm việc lập hồ sơ và quản lý. Hầu hết các quản trị viên làm việc fulltime tại một địa điểm duy nhất. Tuy nhiên, tại các công ty nhỏ hơn, họ có thể làm việc bán thời gian.
Các loại quản trị viên thường gặp trong doanh nghiệp
Để trả lời cho câu hỏi “Các loại quản trị viên thường gặp”, bạn cần hiểu bản chất của công việc chính của quản trị viên là gì? Có các loại quản trị viên thường gặp, cụ thể như sau:
- Quản trị viên diễn đàn: Là người quản lý và điều hành các chi tiết kỹ thuật của diễn đàn. Họ có quyền phân cấp thành viên và giám sát hoạt động của người kiểm duyệt, đồng thời thiết lập và quản lý các quy tắc. Ngoài ra, họ cũng tạo và quản lý các phần và phần phụ trong diễn đàn cũng như thực hiện các thao tác cơ sở dữ liệu. Một số quản trị viên diễn đàn còn đóng vai trò là người điều hành.
- Quản trị viên mạng: Là người duy trì cơ sở hạ tầng máy tính, chủ yếu tập trung vào mạng. Nhiệm vụ của họ bao gồm quản lý các máy chủ trong hệ thống, tương tác với phần mềm mạng và đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng phục hồi của mạng. Quản trị viên mạng thường chịu trách nhiệm giám sát mạng và kiểm tra các điểm yếu tiềm tàng của toàn bộ hệ thống.
- Quản trị viên máy chủ: Là người quản lý và kiểm soát hoạt động của các máy chủ trong tổ chức. Họ đảm bảo hiệu suất và trạng thái hoạt động của nhiều máy chủ của tổ chức. Quản trị viên máy chủ còn có thể phụ trách quản lý máy chủ trò chơi. Họ thực hiện việc thiết kế, cài đặt, quản trị và tối ưu hóa các máy chủ và các thành phần liên quan để đạt được hiệu suất tốt nhất có thể.
- Quản trị viên hệ thống: Là người chịu trách nhiệm duy trì, cấu hình và hoạt động đáng tin cậy của hệ thống máy tính. Công việc của họ bao gồm quản lý các máy tính nhiều người dùng và máy chủ. Họ đảm bảo thời gian hoạt động, tài nguyên, hiệu suất và bảo mật của máy tính đáp ứng đủ nhu cầu của người dùng. Ngoài ra, họ cần đảm bảo rằng tất cả những việc họ làm đều không vượt quá ngân sách.
Các chứng chỉ cần có của một quản trị viên là gì?
Mặc dù không có chứng chỉ bắt buộc đối với vị trí quản trị viên, nhưng bạn có thể kiếm được một chứng chỉ để có tích luỹ kiến thức và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Có hai chứng chỉ dành cho quản trị viên là:
Microsoft Office (MOS)
Chứng chỉ MOS thể hiện thành thạo kiến thức nâng cao về các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint. Chứng chỉ này có hai cấp độ: Cao đẳng và Chuyên gia. Để đạt được chứng chỉ MOS cấp độ liên kết, bạn cần vượt qua bài kiểm tra trực tuyến. Sau khi có chứng chỉ liên kết, bạn có thể tiếp tục tham gia bài kiểm tra trực tuyến để đạt được chứng chỉ MOS cấp độ Chuyên gia.
Chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP)
CAP được cung cấp bởi Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế, CAP cho thấy rằng bạn có thể thực hiện nhiều chức năng quản trị khác nhau thường do quản trị viên hoàn thành. Để đạt được chứng chỉ CAP, bạn cần vượt qua bài kiểm tra đánh giá khả năng giao tiếp trong tổ chức, làm việc với tài liệu và văn bản kinh doanh, sử dụng công nghệ và thông tin, quản lý lưu trữ hồ sơ, và thực hiện các chức năng kinh doanh khác. Bài kiểm tra sẽ được thực hiện tại một trung tâm kiểm tra được ủy quyền bởi IAAP, đảm bảo tính xác thực và đáng tin cậy của quá trình đánh giá.
>>>Đọc thêm: Nhân viên kinh doanh là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có
Kỹ năng cần thiết của một quản trị viên
Giống như những vị trí công việc khác, quản trị viên là vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng với nhiệm vụ này các bạn cần chuẩn bị đầy đủ các kỹ năng để hoàn thành tốt các công việc. vậy các kỹ năng cần thiết của một quản trị viên là gì?
Kỹ năng giao tiếp
Quản trị viên tương tác với nhiều người nên kỹ năng giao tiếp tốt là kỹ năng quan trọng cần có. Họ cũng yêu cầu kỹ năng viết xuất sắc, vì tính chất công việc sẽ liên lạc thường xuyên qua email.
Có kiến thức ngành
Một quản trị viên cần có kiến thức chuyên sâu về ngành nghề mà công ty đang hoạt động. Họ còn phải hiểu các chính sách và quy định của ngành.
Kỹ năng tin học văn phòng
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm máy tính và mạng để liên lạc và vận hành hằng ngày. Quản trị viên cần thành thạo tin học văn phòng để làm quen với phần mềm và chương trình mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Sự chú ý đến chi tiết
Các bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng của quản trị viên là gì? Họ là người đóng vai trò duy trì hoạt động nơi làm việc, vì thế các nhà quản trị cần chú trọng đến những chi tiết nhỏ. Điều này sẽ giúp họ xác định các quy trình và thủ tục trong doanh nghiệp để có thể cải thiện, tăng hiệu quả tổng thể.
Khả năng tư duy phản biện
Các quản trị viên thường giúp nhiều bộ phận trên các dự án và quy trình khác nhau. Họ có thể hình thành các kết luận hợp lý từ tất cả các thông tin có sẵn.
Làm việc theo nhóm
Công việc của quản trị viên phần lớn là điều phối những người khác, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng. Họ thường làm việc với nhiều phòng ban và cộng tác với các thành viên nhóm khác nhau, những người có phong cách làm việc độc đáo.
Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là kỹ năng cuối cùng không thế thiếu của quản trị viên là gì? Các nhà quản trị thường quản lý lịch trình và thời gian cho các dự án và quản lý thời gian của chính bản thân họ. Để quản lý tốt các nhà quản trị viên phải có kỹ năng quản lý thời gian.
Lộ trình học tập và phát triển để trở thành một quản trị viên
Dưới đây Tuyển dụng Đà Nẵng sẽ chia sẻ đến bạn các bước bạn có thể thực hiện để trở thành quản trị viên:
Bước 1. Chọn một ngành cụ thể
Công việc của một quản trị viên tùy thuộc vào đặc thù của ngành. Bạn nên tìm một lĩnh vực mà bạn yêu thích để duy trì sự hứng thú trong công việc của mình. Hãy tìm kiếm một công ty cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp giúp bạn mở rộng con đường sự nghiệp của mình.
Bước 2. Hoàn thành chương trình giáo dục cơ bản
Tối thiểu, bạn cần đạt được bằng tốt nghiệp cấp 3 hoặc tương đương. Sở hữu bằng tốt nghiệp cấp 3 sẽ giúp bạn đạt được các vị trí khởi đầu mới và thu thập kinh nghiệm liên quan. Đạt được bằng cử nhân có thể mở rộng thêm các cơ hội việc làm cho bạn. Đối với những vị trí cấp trung và cao cấp, bạn cần tích lũy thêm kinh nghiệm và có bằng cử nhân đại học.
Bước 3. Cải thiện kỹ năng mềm của bạn
Các kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo và làm việc nhóm,...đều rất quan trọng đối với một nhà quản trị. Khi viết hồ sơ xin việc, hãy liệt kê các kỹ năng mềm bạn có để nhà tuyển dụng thấy bạn có thể đảm nhận vai trò quản trị viên.
Bước 4. Tích lũy kinh nghiệm
Nếu bạn đang tìm một công việc hành chính trong một ngành cụ thể, hãy tích lũy kinh nghiệm cho bản thân bằng cách làm thực hiện các công việc đơn giản dành cho người mới. Tuỳ vào yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, bạn sẽ cần một số kinh nghiệm trước khi ứng tuyển vị trí quản trị viên. Hãy tập trung vào các ngành và môi trường làm việc phù hợp với bạn.
Bước 5. Thăng tiến trong sự nghiệp
Bằng sự kết hợp lành mạnh giữa kinh nghiệm và kiến thức, bạn sẽ có cơ hội tìm được một vị trí mà bạn quan tâm. Nó còn có thể thuộc lĩnh vực mà bạn quen thuộc hoặc không.
Kết luận
Vậy là Tìm việc làm Đà Nẵng đã cùng bạn tìm hiểu quản trị viên là gì và những kỹ năng quan trọng cần có để trở thành một quản trị viên. Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích cho quá trình định hướng và phát triển sự nghiệp của bạn.
