Là một khái niệm còn mới mẻ với nhiều người, tuy nhiên trong quản trị nhân lực Kick off được xem là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao tinh thần cho nhân viên. Vậy Kickoff là gì? Đâu là những yếu tố mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng Kickoff hiệu quả? Hãy cùng Việc làm Đà Nẵng tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
Kickoff là gì?
Bạn đã từng nghe đến cụm từ Kick off, vậy có bao giờ bạn thắc mắc Kickoff là gì hay họp Kick off có nghĩa là gì không?
Khái niệm về Kickoff khá đa dạng và được áp dụng ở nhiều lĩnh vực như meeting, thể thao hay kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về Kickoff trong kinh doanh.
Trong kinh doanh, Kick off mang ý nghĩa là khởi động một dự án hoặc khai trương. Khái niệm Kickoff xuất hiện khi các bên tham gia chính thức liên quan đến nhau và cùng nhau hợp tác để thực hiện kế hoạch đó.
Kickoff là gì?
Kickoff Meeting là gì?
Kickoff Meeting là một hoạt động quan trọng được tổ chức trước khi bắt đầu chương trình chính thức. Đây là cuộc họp đầu tiên của các thành viên tham gia dự án để gặp gỡ, trao đổi và tạo sự quen thuộc. Thông thường, buổi họp Kickoff Meeting sẽ được tổ chức sau khi hợp đồng đã được ký kết và tất cả các điều khoản đã được thỏa thuận.
Mục đích chính của cuộc họp Kickoff Meeting là để làm quen, giới thiệu các thành viên trong nhóm dự án cho nhau. Đồng thời cùng đưa ra một phương pháp làm việc chung phù hợp với tất cả các thành viên. Điều này sẽ giúp hạn chế sự cố hợp tác trong quá trình làm việc.
Kick off Meeting là gì?
Đối với các dự án lớn, cuộc họp Kickoff Meeting cũng sẽ bao gồm giao nhiệm vụ và phân công công việc cho từng thành viên tham gia. Ngoài ra, buổi họp này cũng sẽ giúp các thành viên dự án hiểu rõ về mục tiêu cuối cùng của dự án và công việc cần phải làm.
Việc chức thành công buổi Kickoff Meeting rất quan trọng đối với tiến độ của các công việc sau này. Nếu buổi Kickoff meeting thất bại thì sẽ ảnh hưởng đến những cơ hội và lợi thế cần thiết để quyết định sự thành công của dự án.
Những điều cần lưu ý khi tổ chức Kickoff
Có thể bạn đã nắm được khái niệm Kickoff là gì, nhưng đâu là những yếu tố mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng Kickoff hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi tổ chức Kick off bạn có thể tham khảo.
Chuẩn bị những buổi Kickoff meeting nhỏ mang tính nội bộ giữa các nhóm
Bên cạnh cuộc họp khởi động khách hàng, việc khởi động các dự án nội bộ cũng rất quan trọng. Đây là bước đầu tiên trong quá trình thử nghiệm dự án của bạn. Các buổi Kickoff meeting ở mức độ nội bộ cũng là cơ hội để bạn thử sức với vai trò người quản lý dự án, truyền đạt thông tin và tư tưởng của dự án tới các thành viên. Mục đích cuối cùng là để đồng nghiệp và đồng đội nắm rõ hơn về dự án và cảm thấy tự tin rằng họ có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Những điều cần lưu ý khi tổ chức Kickoff là gì?
Lập kế hoạch Kick off meeting đúng cách
Nếu bạn là người tổ chức buổi Kick off Meeting, bạn cần phải tham gia trực tiếp vào các hoạt động và công việc của dự án để hiểu rõ hơn các công việc. Bằng cách bắt đầu quá trình, bạn sẽ có thể đánh giá năng lực thực tế cũng như tìm ra các khó khăn có thể xảy ra trong các giai đoạn tiếp theo.
Để đảm bảo buổi Kickoff meeting được thành công, hãy thực hiện cùng những đối tác hiểu rõ về dự án của bạn cũng như sản phẩm, quy trình và mục tiêu đề ra.
Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người trong buổi Kick off sẽ hiểu rõ những gì mình cần làm và phải có một lịch trình rõ ràng để đảm bảo rằng các mục tiêu sẽ được đạt được. Điều này sẽ giúp buổi trao đổi đạt được kết quả tốt nhất.
Chọn đúng thời điểm bắt đầu tổ chức Kickoff meeting
Để đảm bảo buổi Kickoff meeting được hiệu quả, bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp lên kế hoạch để chuẩn bị trước. Tuy nhiên, thời điểm tổ chức cuộc Kick off meeting nên được đề xuất và lựa chọn một cách cẩn thận để đảm bảo sự hợp lý nhất.
Nếu quy mô, độ phức tạp của dự án thay đổi, hoặc nhiều vấn đề khác phát sinh, thời gian Kick off dự án cũng có thể thay đổi. Trong trường hợp này, hãy cố gắng tìm thời điểm phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp và đảm bảo hiệu quả của buổi khởi động dự án.
Chọn đúng thời điểm bắt đầu tổ chức Kickoff meeting
Đừng khiến cho buổi Kickoff diễn ra một cách quá cứng nhắc
Kickoff meeting thường được tổ chức để tạo sự khởi đầu tích cực cho dự án và nâng cao tinh thần cho tất cả mọi người.
Vì vậy, tránh tình trạng buổi họp diễn ra uể oải hoặc chán ngắt là điều rất quan trọng. Để tạo cảm giác thoải mái và giúp mọi người dễ dàng chia sẻ ý kiến, hãy tạo không khí thân thiện và tràn đầy niềm vui bằng cách kết hợp các hoạt động tương tác thú vị thay vì chỉ tập trung vào những nội dung quá nghiêm túc và cứng nhắc.
Các bước để tổ chức buổi Kickoff meeting thành công
Để tổ chức một buổi Kick off hiệu quả bạn cần nắm rõ về quy trình tổ chức. Vậy các bước tạo buổi Kickoff là gì?
Những điều cần chuẩn bị cho buổi Kick off meeting
Để đảm bảo hiệu quả cho buổi Kick off meeting, nên chuẩn bị kế hoạch chi tiết và gửi trước cho các thành viên tham dự. Tùy thuộc vào yêu cầu và đặc điểm của dự án, bạn có thể gửi thông tin trước từ 1 đến vài ngày để các thành viên có thể chuẩn bị tốt hơn.
Các nội dung chính trong buổi Kickoff meeting có thể được trình bày theo một timeline rõ ràng để đảm bảo tính logic và tránh nhầm lẫn, bao gồm:
- Giới thiệu về dự án và mục tiêu của buổi Kick off meeting.
- Trình bày mục tiêu và phạm vi của dự án
- Các mốc tiến độ thực hiện dự án
- Đưa ra các thông tin về ngân sách và tài chính liên quan đến dự án.
- Thảo luận về các rủi ro có thể xảy ra và cách xử lý khi gặp vấn đề.
- Giới thiệu về các thành viên trong đội ngũ và trách nhiệm của từng người.
- Chất lượng của dự án
- Thảo luận về kế hoạch truyền thông dự án
- Chuẩn bị các câu hỏi và trả lời các bên tham gia
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung trên sẽ giúp cho buổi Kick off meeting diễn ra thuận lợi và nâng cao hiệu quả cho toàn bộ dự án.
Các bước tổ chức buổi kickoff dự án thành công
Bắt đầu buổi Kickoff meeting
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, buổi Kick off nên bắt đầu bằng các hoạt động mang tính giải trí như văn nghệ hoặc trò chơi nhỏ để tạo sự thoải mái và khởi động không khí vui tươi cho buổi họp. Đồng thời, cần thiết lập các quy tắc chung để đảm bảo buổi Kick off được tập trung vào mục tiêu cuối cùng và hạn chế các mâu thuẫn có thể xảy ra.
Luôn đảm bảo việc công bố rõ ràng lý do, nội dung chính và các vấn đề cần trao đổi trước buổi Kick off. Để tất cả những người tham gia có thể hiểu và sẵn sàng tham gia vào các hoạt động đúng kế hoạch đã đặt ra.
Dẫn dắt buổi Kickoff thành công
Nếu bạn là người dẫn dắt buổi Kick off, nhiệm vụ của bạn chính là người dẫn dắt và điều hướng để buổi Kick off đi đúng hướng, đảm bảo giải quyết được các vấn đề để đạt kết quả cuối cùng.
Để làm được điều này, bạn phải nắm rõ Kickoff là gì từ đó giới thiệu tổng quát về dự án như mục tiêu, tiến độ,...tất cả những nội dung chính của buổi Kickoff mà mọi người sẽ cùng trao đổi.
Ngoài ra, bạn cũng cần trao đổi rõ về mong đợi và mức độ hỗ trợ của tất cả các bên liên quan, bao gồm những gì họ mong muốn, những thông tin cần thiết, và cách tăng sự tương tác, hỗ trợ giữa các bên để đạt được sự đồng thuận và thành công của buổi Kick off và dự án.
>>>Tham khảo thêm: Cách viết CV xin việc lái xe đầy đủ và chi tiết nhất
Kết thúc buổi Kick off meeting
Phần cuối của buổi Kickoff dự án, cần có mục câu hỏi và trả lời để các bên giải đáp tham gian thắc mắc và làm rõ các thông tin. Điều này rất cần thiết để tránh gặp phải các vấn đề liên quan đến sự hiểu nhầm hoặc chưa rõ ràng trong quá trình triển khai dự án.
Kết thúc buổi Kick off, cần lập biên bản tổng kết để đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng được ghi lại, bao gồm kế hoạch hành động, người phụ trách và thời hạn của từng hành động. Bản tổng kết này cần được phân phối đến tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều được nắm bắt thông tin và thực hiện nhiệm vụ được giao đúng cách và đúng thời gian.
Qua bài viết phân tích về khái niệm Kickoff là gì, đâu là những yếu tố mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng Kickoff hiệu quả? Hi vọng các bạn đã có những kiến thức bổ ích, nâng cao vốn hiểu biết của mình trong kinh doanh. Đừng quên xem những bài viết bổ ích khác tại Vieclamdanang.vn nhé!
