Điều hành tour là công việc khá quen thuộc và quan trọng trong ngành du lịch. Bộ phận điều hành có tính chất công việc riêng biệt, khi phải chuẩn bị hết các công việc để chuyến đi của du khách diễn ra suôn sẻ theo đúng lịch trình.
Vậy điều hành tour thực chất là gì? Công việc cụ thể và những kỹ năng thiết yếu cần có để trở thành một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu với Việc làm Đà Nẵng qua bài viết sau nhé
Điều hành tour là gì?
Bạn đã từng bắt gặp ở đâu đó cụm từ “tour operator” và có thắc mắc “tour operator” là gì chưa? Đây là tên gọi tiếng anh của nghề điều hành tour du lịch. Với những người tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch tổ chức và điều hành các chuyến du lịch. Tour du lịch ở đây được hiểu là những chuyến tham quan, nghỉ dưỡng, du lịch khám phá trong và ngoài nước. Hay còn biết đến là các sản phẩm, dịch vụ mà các công ty du lịch, lữ hành đang cung cấp cho khách hàng
Công việc chính của người điều hành tour là gì? Họ sẽ cần phải luôn có mặt trong mọi công đoạn, quy trình điều hành tour. Điều phối công việc giữa các bộ phận, từ việc di chuyển, thủ tục nhập cảnh cho đến các địa điểm vui chơi, nghỉ ngơi, ăn uống,…
Công việc của nhân viên điều hành tour có tính quyết định cao đến sự thành công của dịch vụ du lịch. Bởi vậy, vị trí điều hành du lịch đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa, đời sống và nhiều kỹ năng cần thiết.
Mô tả công việc điều hành tour
Nhân viên điều hành tour bên cạnh việc trực tiếp lên kế hoạch du lịch. Còn xử lý các vấn đề phát sinh giúp du khách tham gia trong đoàn . Cụ thể, công việc của họ sẽ bao gồm:
- Thiết kế kế hoạch du lịch, tham quan, nghỉ dưỡng tại nhiều địa điểm khác nhau
- Khảo sát thị trường du lịch. Thực hiện đi thực địa để khảo sát điểm đến.
- Trực tiếp làm việc với các đại lý bán vé máy bay, tàu, xe và đại diện nhà hàng, khách sạn. Chú ý đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ phù hợp nhất
- Trực tiếp giao dịch, giới thiệu, tư vấn và thỏa thuận với khách hàng.
- Quan sát, quản lý nhóm du khách để đảm bảo chuyến đi thành công tốt đẹp.
- Linh động giải quyết những tình huống và sự cố bất ngờ.
- Thường xuyên tích lũy kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế để trau dồi bản thân.
- Lập thống kê chi tiết để báo cáo lên lãnh đạo. Từ đó, rút ra kinh nghiệm để sửa đổi và cải thiện.
Quy trình điều hành tour để “bỏ túi” một chuyến đi hoàn hảo
Chuẩn bị tour
Các khâu chuẩn bị trước mỗi tour luôn đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình xây dựng chương trình tour. Muốn thực hiện và điều hành tốt nhất mỗi chuyến đi thì phải tổ chức các bước chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Bên cạnh việc lên lịch trình rõ ràng. Mỗi nhân viên điều hành cần thực hiện tiếp tục những công việc như sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết
- Lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ (ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay…)
- Sắp xếp điểm đón và trả khách du lịch
- Chuẩn bị xe cộ với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe,…
- Chuẩn bị phiếu thanh toán tạm ứng, chứng từ dịch vụ, bảng xác nhận dịch vụ…
- Lập các hợp đồng liên quan
- Liên hệ kỹ với bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi,…
Thực hiện tour
Luôn theo sát mọi hoạt động của tour du lịch mà bạn đang điều hành là nhiệm vụ bắt buộc. Để kịp thời xử lý mọi vấn đề liên quan đảm bảo lịch trình được diễn ra suôn sẻ. Đem đến cho khách hàng một chuyến du lịch an toàn và hài lòng nhất.
Nhân viên điều hành cần ghi nhớ và để tâm đến một số vấn đề sau:
- Kiểm tra lại mọi thông tin liên quan trước giờ khởi hành 4 tiếng
- Kiểm tra lại các thủ tục tạm ứng
- Theo dõi quá trình tour diễn ra
- Hỗ trợ giải quyết các trường hợp cấp bách
- Làm việc với hướng dẫn viên du lịch
- Dự tính hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố
Tập hợp và báo cáo
Kết thúc mỗi tour, bộ phận điều hành phải làm báo cáo gửi đến cấp trên. Với các nội dung liên quan đến tài chính và mức độ hài lòng của khách hàng. Dựa trên báo cáo được gửi và những phản hồi của du khách. Quản lý sẽ có những chỉ đạo mới cũng như dành những lời khuyên giúp bạn làm tốt công việc hơn sau này.
Sau khi kết thúc hành trình du lịch, nhân viên điều hành tour cần:
- Lập bảng tổng kết chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế
- Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai
- Lập bảng thu thập phản hồi của khách hàng
- Làm nhật ký tour
Yêu cầu công việc điều hành tour
Bạn có thể tham khảo một số yêu cầu cơ bản sau để xem bản thân phù hợp với nghề này hay không:
- Nam/ nữ từ 18 đến 35 tuổi
- Trình độ học vấn từ Cao đẳng trở lên ở chuyên ngành du lịch, văn hóa
- Trình độ ngoại ngữ tốt, tiếng Anh bằng B trở lên
- Kinh nghiệm từ 1 năm trở lên ở vị trí tương đương
- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực cao
Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour
Để trở thành một nhân viên điều hành tour giỏi, tích lũy kiến thức nền tốt về văn hóa, lịch sử, địa lý,… là điều vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt với những ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh, tiếng Hàn và tiềng Trung. Cùng với các kỹ năng mềm linh động mà bạn cần nên trau dồi để nâng cao năng lực làm việc của bản thân ngày càng tốt hơn
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết với những người làm việc trong lĩnh vực việc làm du lịch đà nẵng.
Người điều hành tour sẽ trực tiếp làm việc với các khách hàng, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ để thuyết phục, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng cho công ty. Khả năng sử dụng ngôn từ khôn khéo sẽ giúp họ truyền đạt rõ ràng thông tin tour du lịch mà khách hàng đang quan tâm. Cùng những dịch vụ chất lượng đi kèm mà công ty sẽ cung cấp. Qua đó, thuyết phục họ lựa chọn bản kế hoạch của mình cũng như đi đến ký kết hợp đồng.
Khả năng giao tiếp linh hoạt cũng sẽ giúp các khách hàng cảm nhận được sự thiện cảm, tạo dụng được lòng tin vào nhân viên điều hành. Từ đó, bạn sẽ có thể duy trì được các mối quan hệ tốt, lâu dài. Đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Không chỉ giao tiếp với khách hàng, điều hành tour còn phải thường xuyên làm việc, trao đổi, liên hệ, hợp tác với những bộ phận liên quan như hướng dẫn viên, travel agent...để thực hiện tour du lịch tốt nhất.
Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề
Người điều hành tour sẽ phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Bên cạnh đó, còn phải trực tiếp tham gia giải quyết với những vấn đề phát sinh trong quá trình tour diễn ra. Do đó, họ phải có khả năng đánh giá, nhìn nhận vấn đề để sắp xếp công việc và phân chia hợp lý, xử lý kịp thời các vấn đề
Bên cạnh đó, cũng sẽ có một vài trường hợp khách hàng phàn nàn, khiếu nại các hoạt động diễn ra trong tour. Cũng như chất lượng dịch vụ đang cung cấp. Những lúc như vậy, cần đặt khách hàng làm trọng tâm, người điều hành tour phải giải quyết sao cho thật ổn thỏa. Đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của khách để không làm ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty.
Khả năng ngoại ngữ
Bên cạnh lượng khách hàng nội địa, nguồn khách hàng quốc tế cũng đem đến nguồn doanh thu lớn, giúp danh tiếng của ngành lữ hành Việt Nam chúng ta nổi bật hơn trên bản đồ du lịch thế giới.
Khả năng ngoại ngữ hiện nay vì vậy mà đóng vai trò quan trọng. Lợi thế về ngôn ngữ giúp nhân viên điều hành dễ dàng tìm kiếm được những cơ hội tốt với mức lương cao hơn. Cũng như nhanh chóng thăng tiến trong công việc.
Những nhân viên thường xuyên tiếp đón và làm việc với du khách nước ngoài. Điều hành các tour du lịch có yếu tố quốc tế. Khả năng thành thạo ngoại ngữ mới có thể đảm nhận được công việc này và duy trì nó lâu dài.
Mức lương của nhân viên điều hành tour cao không?
Nhân viên điều hành tour hiện nay đem lại thu nhập khá cao. Mức lương cơ bản của một điều hành tour làm việc tại Đà Nẵng hiện nay dao động ở khoảng 5 – 7 triệu VNĐ/ tháng (chưa có kinh nghiệm) và khoảng 8 – 10 triệu VNĐ/ tháng (kinh nghiệm trên 2 năm). Mức lương có thể cao hơn dựa theo kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của người lao động.
Tuy nhiên, tổng thu nhập của điều hành tour không chỉ có lương cơ bản mà còn bao gồm thêm các khoản phụ cấp, tiền thưởng, hoa hồng, tiền khách Tip theo tour... Mức thu nhập này sau khi tổng hợp có thể rơi vào khoảng 18-20 triệu VNĐ/ tháng.
Tìm việc làm điều hành tour ở đâu?
Nghề điều hành tour hiện nay thu hút sự quan tâm rất lớn từ các bạn trẻ. Bởi cơ hội việc làm trong ngành vô cùng rộng mở. Khi mà ngành du lịch Việt Nam đang trên đà tăng trưởng đáng kinh ngạc. Rất nhiều du khách trong và ngoài nước lựa chọn các điểm đến du lịch tại Việt Nam cho chuyến hành trình nghỉ dưỡng, vui chơi của mình.
Bên cạnh đó, mức thu nhập hấp dẫn từ các vị trí việc làm ngành du lịch vốn đã tạo tiếng vang lớn trên thị trường lao động. Cũng trở thành một phần nguyên nhân khiến ngành nghề này trở nên HOT như vậy. Ngoài ra, tham gia nghề nghiệp này, bạn có thể được đi tham quan và du lịch nhiều nơi.
Có thể ứng tuyển vị trí điều hành tour tại các công ty lữ hành. Nếu làm việc chăm chỉ và có chuyên môn cao. Sau thời gian chứng minh được năng lực, bạn có thể được cất nhắc để thăng tiến lên tới vị trí quản lý hoặc Giám đốc.
Kết luận
Những thông tin trên đã cung cấp toàn bộ kiến thức về nghề điều hành tour. Hy vọng đã giúp bạn hình dung rõ hơn công việc của nhân viên điều hành tour là gì và nhanh chóng tìm được Việc Làm Đà Nẵng ưng ý. Chúc bạn thành công với lựa chọn nghề nghiệp của mình nhé!
